Как эффективно писать в поддержку
Делегирование заданий исполнителям – процесс, который требует определенного внимания со стороны заказчика.
Для того чтобы ваше взаимодействие с сотрудниками нашей службы технической поддержки было максимально эффективным, предлагаем вам использовать методику «шести шагов делегирования»:
- Сообщите суть задачи. Опишите точно, что и когда должно быть сделано. Укажите, каких результатов вы ожидаете.
- Обрисуйте общую ситуацию, связанную с заданием. Объясните его роль, степень важности в общем течении событий. Укажите на сложности, которые могут возникать в процессе выполнения.
- Установите реально выполнимые нормативы. Определите параметры, по которым будет производиться контроль за ходом работ.
- Предоставьте полномочия, которые позволят выполнить задание без помех
- Окажите информационную поддержку
- Убедитесь, что поставленная задача ясна исполнителю, и он готов выполнить работу в назначенный срок
При условии правильной постановки задачи работа всегда выполняется и быстрее, и точнее!
Предлагаем вашему вниманию примеры правильной постановки задач:
Добавить акцию или новость
- Название задачи (или тема письма): «добавить новость на сайт»
- Если на поддержке несколько сайтов, так же необходимо добавить адрес сайта. Например, «dvaslona.ru»
- Файлы, которые следует приложить к задаче:
- Новость лучше приложить к задаче (или письму) в виде файла
- Если в новости должны присутствовать фотографии, их так же нужно приложить к задаче (или письму)
- Описание задачи:
- Если новость на сайте должна появиться от конкретной даты и времени, то необходимо указать дату. Если дата размещения не указана, то новости будут присвоены дата и время размещения её исполнителем
- В описании задачи необходимо так же указать краткий анонс новости, например:
Анонс новости: «Приглашаем вас на выставку «Строительство и ремонт 2025», которая пройдет 25-го декабря в «Крокус Экспо»»
либо анонс новости будет сформирован на усмотрение исполнителя.
Поменять номер телефона, адрес офиса
- Название задачи (или тема письма): «изменить контактные данные»
- Описание задачи. Например, «на сайте необходимо поменять номера телефонов (или адрес, или разместить карту) в шапке, в футере, в контактах. Меняем номер 1111111 на номер 2222222.»
- Просьба указывать конкретные места на сайте, это исключает ошибку исполнителя.
- Если необходимо изменить на сайте контактный e-mail, и на него приходят так же какие-то оповещения с сайта (заполненные формы, например), то об этом так же необходимо сообщить.
Поменять, или добавить фотографии
- Название задачи (или тема письма): «изменить фотографию»
- Описание задачи: «Необходимо поменять фотографию такую-то (адрес или название самой фотографии), на сайте выводится по адресу http://сайт.рф/страница_где_фото_надо_другое на приложенное к этой задаче
- Если в задаче необходимо поменять еще какие-то данные к фото (например, подпись), их нужно указать в письме.
- Фотографии в виде файлов тоже надо приложить к задаче
Сменить контактный e-mail
- Название задачи (или тема письма): «Изменение контактного лица»
- Описание задачи: «Добрый день! У нас изменилось контактное лицо. Новый сотрудник, который будет заниматься сайтом: Иванов Иван Иванович, PR-менеджер, телефон 8-999-111-22-33, e-mail ivanov@mail.ru. Просьба завести этого пользователя в системе постановки задач. Старого пользователя i.petrov необходимо заблокировать. Все пароли (админка и FTP) поменять. Спасибо.»
Сделать и помочь настроить почтовые ящики
- Название задачи (или тема письма): «Завести новый (или очистить старый) почтовый ящик ivanov@site.ru»
- Описание задачи. В данном случае в описание можно ничего не добавлять, можно указать пароль (если есть необходимость).
Изменить цены на продукцию/услуги в прайсе
- Название задачи (или тема письма): «Изменение в прайс-листе»
- Файлы, которые следует приложить к задаче: новые прайс-листы
- Описание задачи: «Необходимо заменить на сайте прайс-листы на таких-то страницах, новые прайс-листы прилагаем, а так же нужно изменить цены согласно новым прайс-листам на страницах таких-то»
Изменить цены на продукцию/услуги в каталоге
- Название задачи (или тема письма): «Изменение цен в каталоге»
- Файлы, которые следует приложить к задаче: новый прайс-лист
- Описание задачи: «У нас изменились цены. Поменяйте, пожалуйста, цены в каталоге на те, что указаны в прайс-листе (в приложении)»
Добавить на сайт новую страницу
- Название задачи (или тема письма): «Новый раздел такой-то»
- Файлы, которые следует приложить к задаче: файлы, которые должны быть в разделе, текст на страницу, фотографии, которые необходимо разместить.
- Описание задачи: «В раздел такой-то на сайте нужно добавить новый такой-то раздел. На нем надо разместить текст (в приложении) и дать ссылки на файлы (так же в приложении). В начале текста справа поместить фотографию (прилагаем). Новый раздел должен выводиться в таком-то меню. Если раздел нестандартного типа (фотогалерея, каталог или еще что-то) то тип раздела так же надо указать.»
Добавить в каталог новые товары
- Название задачи (или тема письма): «Добавить товары в каталог»
- Файлы, которые следует приложить к задаче: карточки товаров (можно единым файлом), фотографии товаров
- Описание задачи: «В раздел такой-то каталога нужно добавить новые товары (в приложении)». В карточках товаров необходимо описать все поля, которые требуется заполнять у товаров на Вашем сайте. Там же должно быть указано, какая фотография какому товару соответствует. Либо файлы с фотографиями должны быть поименованы в соответствии с названиями товаров. Если на один товар необходимо разместить несколько фото, нужно указать какая фото главная, а какие – дополнительные (можно цифрами)
Свяжитесь с нами для заказа или бесплатной консультации
